求人応募その前に

塾における事務職とは

事務作業に追われる日々

生徒と先生


少子化少子化と叫ばれて、気づけば定員割れで大学全入時代どころか、中学受験全入時代も始まるのではと、業界では戦々恐々としている昨今ではあります。
その一方で、少子化なんのその、うちは何もしなくても生徒集るもんねー!という塾も実は少なからずあるんです。これが。もちろんそういう塾は極々一部ではありますが・・・。

 

 

塾にも事務作業というか事務職ってあるの?
物凄くあります。塾って受験テクニックみたいなものを教えるだけじゃないの?とお思いの方も多々いらっしゃることでしょう。
やはり、塾には通ったことはあるケレド中々、日々校舎はどのように運営されているかなんてイメージ湧かないし!という方も多いのでは?私はそうでした。取りあえず昔業界に飛び込んでみたもののびっくりすることが多々ありました。

 

基本的に塾の教室はギリギリの人数で運営します。そのため、どうしても先生方が手が空かず繁忙時間帯では動けないというのがあります。そこで事務員さんの出番が必要になります。
では、どのような事務作業があるのでしょうか。

 

出席管理
集団塾・個別指導塾・映像予備校など問わず、どの形態の塾でも出席しない生徒は出てくるものです。学校の行事予定、部活の延長、遊びの予定にご家庭の用事などなど。ただ、出席率の低下は授業の遅れを意味します。その結果として塾の満足度低下へと繋がります。(つまりは将来の退塾)
積極的に生徒管理しなければならないのは、どの塾でも共通認識になっています。ただ一方で塾の教室・校舎は基本的にギリギリの人数で回すのが一般的です。だから、どうしても電話がけができないというのがあります。

 

電話受付(応対)
初回来訪の体験生や、保護者との接点の強化に。

 

 

 

保護者会受付
保護者会の運営から管理まで。

 

 

お茶だし
先生だけじゃなくて、お客様にも。なんだかんだ大切。おもてなしの精神で。

 

 

 

書類整理
めっちゃ出ます。成績表や、出席簿、テスト対策プリントから校舎運営の数値管理表など。

 

 

 

 

コピーの大量生産
テスト対策時期はこれで死にます。ムカつきます。コピー機いいのを買えよと小一時間・・・と。

 

 

 

校舎清掃
クリンネスは校舎運営の肝。

 

 

 

トイレ清掃
汚いトイレの塾では生徒が落ち着いて勉強できるわけも無く。

 

 

 

 

基本的には、塾の先生だけで校舎を運営します。塾の経費のホトンドは人件費です。これを削減できるかどうかで次年度以降の継続的運営にと繋がります。(今年の生徒は多くても来年の生徒が多いとは限らない。2年くらいはこけても運営できる財政基盤があることが大切。)

 

しかしながら生徒人数が増えてくると通常の授業業務以外の時間が増えてきます。そうなれば最も大切な商品である我々の授業というもののクオリティが下がってきてしまいます。

 

それであれば、次年度以降の運営どころか本年の運営すらママならなくなってしまいます。であれば、パートの方を増やして人件費を増加させたとしても、ということになります。

 

このように、基本的には事務作業専門の職種は大手塾で比較的生徒数が多い塾になってきます。
事務員さんがいなければ、生徒さんの満足度が低下していくため、非常に大切な縁の下の力持ちと言えるでしょう。

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